Assinatura Digital
Padrão ICP – Brasil
A assinatura digital permite formalizar documentos de forma eletrônica com segurança, agilidade e rastreabilidade, eliminando processos baseados em papel e reduzindo a necessidade de presença física ou reconhecimento em cartório.
Com as soluções da Access, sua empresa pode adotar assinaturas digitais com validade jurídica, baseadas em certificados digitais, ou assinaturas eletrônicas para processos internos, mais simples e rápidas, mantendo controle e segurança na formalização de documentos.
Essa tecnologia contribui para a transformação digital das empresas, tornando processos mais eficientes e reduzindo custos operacionais.
Assinatura Digital no contexto da digitalização de documentos
A Access transforma documentos físicos em arquivos digitais organizados, utilizando tecnologias como OCR, indexação e validação automatizada, permitindo que esses documentos sejam rapidamente localizados, acessados e processados. A assinatura digital entra nesse fluxo como o mecanismo que:
- Formaliza documentos digitalizados
- Garante validade jurídica
- Permite automatizar aprovações
- Elimina a necessidade de impressão
Com isso, documentos que antes exigiam múltiplas etapas manuais passam a ser processados de forma totalmente digital, desde a captura até o arquivamento final.
Assinatura Digital com Validade Jurídica
A assinatura digital com validade jurídica utiliza certificados digitais no padrão ICP-Brasil, garantindo autenticidade, integridade e não repúdio aos documentos eletrônicos.
A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) é responsável por assegurar que documentos assinados digitalmente tenham o mesmo valor legal de um documento físico assinado e reconhecido em cartório. Por meio dessa tecnologia é possível:
- Garantir a identidade do signatário
- Assegurar que o documento não seja alterado após a assinatura
- Registrar evidências de autoria e integridade
- Formalizar contratos e documentos com validade jurídica
Assinatura Eletrônica sem Validade Jurídica
Além da assinatura com certificado digital, a Access também oferece assinatura eletrônica para processos internos, que não exige certificado ICP-Brasil.
Esse modelo é ideal para documentos que precisam de agilidade na formalização, mantendo controle e rastreabilidade dentro da organização. Pode ser utilizado em:
- Aprovações internas
- Aceite de políticas e procedimentos
- Formulários corporativos
- Fluxos administrativos
- Autorizações operacionais
Mesmo sem certificado ICP-Brasil, a solução registra evidências da assinatura, como identificação do usuário, data e hora, trilha de auditoria e integridade do documento.
Automação e Tecnologia aplicada
A assinatura digital da Access não funciona isoladamente, ela é potencializada por tecnologias utilizadas no processo de digitalização e gestão documental. Entre os principais recursos estão:
- OCR (Reconhecimento de caracteres): transforma documentos escaneados em arquivos pesquisáveis
- ICR: reconhecimento de escrita manual
- RPA: automação de validações e consultas externas
- Inteligência Artificial: análise e validação inteligente de dados
- Leitura de código de barras: indexação automática
Essas tecnologias aumentam a precisão, reduzem falhas humanas e aceleram o processamento de documentos em larga escala
Segurança e Compliance
As soluções de assinatura digital da Access seguem boas práticas de segurança da informação, governança e compliance, garantindo proteção ao longo de todo o ciclo de vida do documento. Entre os principais recursos estão:
- Criptografia de dados
- Trilhas completas de auditoria
- Controle de acesso por usuário
- Rastreabilidade de assinaturas
- Preservação da integridade documental
Esses mecanismos ajudam as empresas a atender requisitos de compliance regulatório, governança corporativa e políticas internas de gestão documental, garantindo maior segurança na formalização de documentos digitais.
Integração com as soluções Access
A assinatura digital pode ser integrada ao ecossistema de gestão da informação da Access, permitindo automatizar o fluxo completo de documentos. Entre as soluções com aderência à assinatura digital estão:
- Portal ALL Store (ECM): Permite armazenar, organizar e gerenciar documentos digitais com controle de acesso, versionamento e rastreabilidade.
- Digitalização de documentos: Documentos físicos podem ser digitalizados, indexados e enviados para fluxos de assinatura digital.
- Gestão eletrônica de documentos (GED/ECM): Automatiza fluxos de aprovação, assinatura e arquivamento em um ambiente digital seguro.
- Armazenamento digital: Após a assinatura, os documentos podem ser armazenados com segurança e preservação digital.
Com essa integração, o documento percorre todo o ciclo de vida da informação:
Captura ou digitalização
Indexação e organização
Assinatura eletrônica ou digital
Armazenamento seguro
Consulta e auditoria
Quando utilizar a assinatura digital?
A assinatura digital pode ser aplicada em diversos processos empresariais, como:
- Contratos com clientes e fornecedores
- Documentos corporativos
- Formulários e aprovações internas
- Acordos comerciais
- Termos de aceite
- Processos administrativos
Essa tecnologia permite que documentos sejam assinados de qualquer lugar, acelerando processos e reduzindo etapas operacionais.
Benefícios da assinatura digital
A adoção da assinatura digital traz ganhos relevantes para a gestão documental e para a operação do negócio, como:
Redução de custos com impressão e envio de documentos
Maior agilidade na formalização de contratos
Eliminação de processos manuais
Organização centralizada de documentos
Redução do uso de papel e impacto ambiental
Assinaturas realizadas remotamente
Maior segurança e rastreabilidade das informações
Integração com processos digitais e sistemas corporativos
Perguntas Frequentes sobre Assinatura Digital:
A assinatura digital utiliza certificados digitais no padrão ICP-Brasil, garantindo autenticidade, integridade do documento e validade jurídica plena.
Já a assinatura eletrônica é utilizada principalmente em processos internos ou documentos que não exigem certificado digital. Ela registra evidências da assinatura, como identificação do usuário, data, hora e trilha de auditoria.
Sim. Quando realizada com certificado digital no padrão ICP-Brasil, a assinatura digital possui a mesma validade jurídica de um documento físico assinado e reconhecido em cartório, conforme a legislação brasileira.
Sim. Mesmo sem certificado ICP-Brasil, a assinatura eletrônica conta com mecanismos de segurança como identificação do usuário, registro de data e hora, trilha de auditoria e controle de acesso.
Diversos tipos de documentos podem ser assinados digitalmente, como contratos, propostas comerciais, termos de aceite, acordos com fornecedores, documentos administrativos e formulários internos.
Sim. A assinatura digital permite que documentos sejam assinados remotamente por meio de computador, tablet ou smartphone, desde que o usuário possua acesso ao sistema e, quando necessário, ao seu certificado digital.
Sim. A solução pode ser integrada ao Portal ALL Store (ECM) e às demais soluções de gestão da informação da Access, permitindo que os documentos sejam organizados, assinados, armazenados e consultados em um único ambiente seguro.