Digitalização de Documentos com Segurança, Eficiência e Flexibilidade
Reduza o uso de papel e elimine o risco de perdas e danos aos documentos, enquanto melhora a produtividade e a conformidade regulatória.
Nossos serviços de digitalização de documentos oferecem uma solução completa de captura de registros em papel, incluindo correspondências e outros documentos valiosos. Ao digitalizar e armazenar seus registros de forma segura, proporcionamos acesso rápido e remoto a essas informações de praticamente qualquer lugar.
Com a Access, você não apenas digitaliza, mas embarca em uma verdadeira transformação digital. Economize tempo, reduza custos e otimize recursos enquanto garante que seus documentos estejam sempre à mão e bem organizados, prontos para suportar suas decisões de negócios de forma eficiente e segura.
Na Access, transformamos documentos físicos — como papel, microfilmes e microfichas — em arquivos digitais seguros, acessíveis e organizados. Utilizamos tecnologia de ponta, scanners de alta performance e contamos com uma equipe certificada (CDIA+), preparada para lidar com grandes volumes com agilidade e precisão.
Oferecemos soluções personalizadas de digitalização, seja em nossos centros de imagem especializados ou diretamente na sua empresa, com montagem de birôs completos, incluindo equipamentos e profissionais qualificados.
Para empresas com operações descentralizadas, oferecemos soluções que permitem a digitalização de documentos diretamente em lojas, filiais, agências ou departamentos. Os arquivos digitalizados são integrados automaticamente ao All Store, nosso sistema corporativo de gestão documental, garantindo armazenamento seguro, estruturado e com acesso rápido, confiável e remoto — a qualquer hora, de qualquer lugar.
Etapas Essenciais para uma Digitalização Segura e Eficiente
São as etapas operacionais executadas para transformar documentos físicos em arquivos digitais estruturados e acessíveis. Cada uma dessas etapas é fundamental para garantir a qualidade, integridade e organização das informações digitalizadas.
Preparação
Os documentos passam por um processo para tornarem-se aptos à digitalização. Esta tarefa engloba atividades como retirada de todos os clipes, grampos, entre outros
Digitalização
O documento é colocado no scanner e a partir daí é gerada a imagem digital, disponibilizando-a para uma posterior pesquisa, de forma rápida e objetiva.
Indexação
O documento que foi digitalizado ganha uma identidade, para possibilitar que o acesso a ele seja rápido e preciso, através do All Store.
Controle de Qualidade
As imagens geradas a partir do processo de digitalização são revisadas para verificar se estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo projeto
Ferramentas e Recursos de Captura e Processamento
Estas são as ferramentas e recursos tecnológicos que tornam o processo de digitalização mais rápido, preciso e seguro.
Scanners Profissionais
Equipamentos de última geração que garantem velocidade, precisão e alta resolução de imagem. Modelos utilizados:
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Kodak I5650S, I5650, I5600, I4650
RPA (Robotic Process Automation)
Através de robôs automatizados, realizamos consultas externas e validações automáticas de dados extraídos dos documentos digitalizados. Isso agiliza etapas como checagem de CNPJ, verificação de cadastros, cruzamento de dados e preenchimento de sistemas.
OCR (Optical Character Recognition)
Reconhece e extrai automaticamente caracteres digitados a partir da imagem, transformando documentos escaneados em arquivos pesquisáveis.
OMR (Optical Mark Recognition)
Identifica marcas feitas em formulários (ex: seleções em múltipla escolha), facilitando o processamento de pesquisas, exames e registros.
Digitação Manual
Para casos em que os dados não podem ser capturados automaticamente, a entrada é feita manualmente por profissionais especializados.
Inteligência Artificial (IA)
Alguns processos contam com validações e análises automáticas baseadas em IA, que auxiliam na tomada de decisões e na verificação inteligente de informações, aumentando a confiabilidade do resultado final e reduzindo falhas manuais.
Assinatura Digital – Padrão ICP-Brasil
Garante autenticidade e validade jurídica ao documento digitalizado, com total conformidade com a legislação brasileira.
ICR (Intelligent Character Recognition)
Reconhece caracteres manuscritos, permitindo digitalizar formulários preenchidos à mão.
Leitura de Código de Barras (Barcode)
Permite capturar dados a partir de códigos de barras, agilizando a indexação automática de documentos.
Aplicações por setor
Na Access, entendemos que cada setor possui necessidades únicas quando se trata de digitalização de documentos. Por isso, oferecemos soluções personalizadas que se adaptam à realidade de diferentes segmentos — como saúde, jurídico, recursos humanos, financeiro, varejo e construção civil. Seja para garantir conformidade regulatória, facilitar o acesso a documentos críticos ou eliminar processos manuais, ajudamos sua empresa a transformar a gestão de informações, ganhando agilidade, segurança e eficiência operacional.
Saúde: Prontuários e Registros Médicos
A digitalização no setor de saúde permite o armazenamento eletrônico seguro de prontuários, fichas de atendimento, resultados de exames, prescrições e laudos. Com a digitalização, clínicas, hospitais e operadoras de saúde eliminam o excesso de papel, agilizam o acesso ao histórico do paciente e garantem conformidade com normas como a LGPD e a RDC 469 da Anvisa. Tudo isso com rastreabilidade e segurança da informação.
Recursos Humanos: Dossiês de Colaboradores
Documentos como contratos de trabalho, fichas de registro, exames admissionais/demissionais, termos de confidencialidade e declarações podem ser organizados digitalmente em dossiês eletrônicos por colaborador. Isso facilita auditorias, acelera processos internos e assegura conformidade com a LGPD e normas trabalhistas. Além disso, contribui para processos de onboarding e desligamento mais ágeis.
Varejo e Franquias: Documentos Descentralizados
Com filiais, lojas e unidades espalhadas, o varejo enfrenta desafios com documentos em papel gerados localmente — como contratos, comprovantes, formulários e controles internos. Com soluções como o Scanet e a integração ao All Store (ECM), é possível digitalizar documentos na origem e consolidar tudo em um repositório central. Isso traz mais controle, padronização e velocidade de acesso à informação.
Jurídico: Gestão de Processos e Contratos
Departamentos jurídicos e escritórios de advocacia lidam com grandes volumes de processos, contratos, procurações, petições e correspondências. A digitalização facilita o peticionamento eletrônico, a organização por cliente ou processo, e reduz significativamente o tempo de busca por documentos. Além disso, garante maior controle e proteção jurídica com histórico digital acessível e seguro.
Financeiro: Notas Fiscais e Documentos Contábeis
Contas a pagar/receber, notas fiscais eletrônicas (NF-e), comprovantes bancários, contratos financeiros e balanços podem ser organizados de forma digital com integração aos sistemas ERP. Isso reduz riscos de perda de documentos fiscais, melhora a preparação para auditorias e garante conformidade com exigências da Receita Federal e da legislação fiscal vigente.
Construção Civil e Engenharia: Plantas e Projetos
Empresas de engenharia e construção civil lidam com documentos técnicos complexos: plantas, desenhos, croquis, memoriais descritivos e registros de obra. A digitalização facilita o arquivamento, a distribuição de versões atualizadas e o acesso remoto por engenheiros e equipes de campo. Com controle de versões e metadados técnicos, seus projetos ficam organizados e prontos para auditorias e revisões.
A informação é o seu bem mais valioso. E é a nossa paixão.
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