A digitalização dos registros de saúde no Brasil avançou mais rápido do que a capacidade das instituições de fazer esses registros conversarem entre si. Segundo a pesquisa TIC Saúde, conduzida pelo Cetic.br e divulgada em 2026 em sua 12ª edição, 92% dos estabelecimentos de saúde brasileiros já utilizam sistemas eletrônicos para registrar informações dos pacientes, mas menos da metade, 44%, consegue enviar ou receber encaminhamentos por meio eletrônico, e apenas 37% trocam resultados de exames com outras instituições. O prontuário eletrônico venceu a barreira da adoção e esbarra agora na barreira da integração.
Esse descompasso tem consequências práticas para hospitais, clínicas, laboratórios e operadoras. Um paciente que circula entre instituições continua carregando exames impressos e repetindo procedimentos, enquanto acervos históricos em papel seguem ocupando andares inteiros de arquivos, com prazos de guarda que se estendem por décadas. Para os gestores do setor, a pergunta deixou de ser se vale a pena adotar o prontuário eletrônico e passou a ser como estruturar a transição completa, do acervo legado em papel à troca segura de informações, sem comprometer a validade jurídica dos registros nem a proteção dos dados dos pacientes.
Prontuário eletrônico é o conjunto de informações clínicas e administrativas de um paciente registrado, armazenado e gerenciado em meio digital, com garantias de autenticidade, integridade e confidencialidade equivalentes ou superiores às do documento em papel. No Brasil, sua validade jurídica está consolidada em um arcabouço que amadureceu ao longo das últimas décadas, no qual se destacam a Lei nº 13.787, de 2018, que disciplinou a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda dos prontuários, e a Resolução CFM nº 1.821, de 2007, que estabeleceu os requisitos técnicos para a certificação dos sistemas.
Um ponto central desse arcabouço é o tratamento do acervo em papel. A legislação permite que documentos físicos digitalizados conforme os requisitos técnicos sejam eliminados, transferindo ao arquivo digital o valor probatório do original, e o Decreto nº 10.278, de 2020, detalhou os padrões que a digitalização precisa seguir para produzir esse efeito legal em documentos públicos e privados. Para instituições que acumulam décadas de prontuários físicos, isso significa que a conversão do acervo deixou de ser apenas uma medida de eficiência e se tornou um caminho juridicamente seguro para liberar espaço e reduzir custos de guarda.
A régua temporal, porém, permanece exigente. Os prontuários devem ser preservados por no mínimo 20 anos a partir do último registro, prazo que reflete a possibilidade de manifestação tardia de condições clínicas e de litígios sobre atendimentos antigos. Na prática, cada instituição de saúde administra um horizonte de guarda que atravessa gerações de sistemas, formatos e gestões, e essa longevidade impõe requisitos de migração, legibilidade futura e trilha de auditoria que poucos ambientes de TI hospitalar foram desenhados para atender sozinhos.
Vale destacar que a adoção do prontuário eletrônico também redesenha a relação da instituição com o paciente. A legislação garante ao titular o acesso às suas informações de saúde, e a Lei Geral de Proteção de Dados reforçou esse direito ao estabelecer prazos e condições para o atendimento de solicitações. Instituições que dependem de arquivos físicos levam dias ou semanas para reunir um histórico completo, enquanto aquelas que estruturaram o prontuário eletrônico com o acervo legado integrado respondem em minutos, diferença que impacta a experiência do paciente, o cumprimento regulatório e até o desfecho de disputas judiciais nas quais a agilidade na produção de provas pesa a favor de quem a detém.
A adoção do prontuário eletrônico não elimina, por si só, o passivo documental acumulado, e é nesse ponto que muitos projetos de transformação digital na saúde ficam pela metade. O sistema novo passa a registrar os atendimentos a partir da sua implantação, enquanto o histórico dos pacientes permanece em papel, fragmentado entre arquivos correntes, depósitos e unidades distintas. O resultado é um prontuário híbrido, no qual a informação clínica completa de um paciente exige consultas a dois mundos que não se comunicam.
A digitalização estruturada do acervo resolve essa fratura quando é tratada como projeto de gestão documental, e não como simples escaneamento. Isso envolve preparar e higienizar os documentos, capturar imagens conforme os padrões técnicos exigidos para a validade legal, indexar cada registro com metadados que permitam sua recuperação pelo sistema assistencial e garantir a integração do resultado ao prontuário eletrônico em uso. Feita dessa forma, a conversão devolve ao corpo clínico o acesso imediato ao histórico completo do paciente e habilita a eliminação segura do papel dentro dos critérios legais.
Os ganhos operacionais costumam justificar o investimento com folga. Áreas antes dedicadas ao arquivamento físico são liberadas para atividades assistenciais, o tempo de localização de um prontuário cai de horas para segundos, extravios e danos por umidade, pragas ou manuseio deixam de ser um risco permanente e a instituição passa a responder com agilidade a solicitações de pacientes, auditorias de operadoras e demandas judiciais. Em um setor permanentemente pressionado por custos e por espaço, transformar metros quadrados de arquivo morto em capacidade assistencial instalada é um argumento que dispensa qualquer retórica adicional.
A interoperabilidade é a capacidade de sistemas diferentes trocarem informações clínicas de forma estruturada e segura, e é hoje o principal gargalo da saúde digital brasileira. Os dados da TIC Saúde são eloquentes nesse ponto, com apenas 44% dos estabelecimentos aptos a enviar ou receber encaminhamentos eletrônicos, 41% em condições de trocar relatórios sobre a assistência prestada e 37% capazes de compartilhar resultados de exames, sendo que a incidência é consideravelmente maior no setor público, impulsionada pelas redes de atenção, do que no privado.
As consequências da fragmentação recaem sobre o paciente e sobre o sistema. Exames repetidos por falta de acesso ao resultado anterior geram custo desnecessário e atraso diagnóstico, transições de cuidado entre instituições perdem informação no caminho e a visão longitudinal da saúde de cada pessoa, que é a promessa central do prontuário eletrônico, permanece incompleta. Iniciativas públicas de integração de dados de saúde vêm construindo a infraestrutura nacional para essa troca, mas a adesão efetiva depende da maturidade dos sistemas e dos processos de cada instituição.
Para os gestores, o caminho da interoperabilidade começa dentro de casa. Antes de trocar dados com o ecossistema, a instituição precisa garantir que seus próprios registros estejam completos, padronizados e íntegros, com o acervo legado incorporado ao ambiente digital e com uma governança da informação que defina responsáveis, padrões de registro e regras de qualidade de dados. Sistemas interoperáveis trocando registros incompletos apenas distribuem o problema mais rápido, e a experiência das instituições mais maduras mostra que a organização documental interna é o pré-requisito silencioso de qualquer projeto de integração bem-sucedido.
Os dados de saúde são classificados como sensíveis pela Lei Geral de Proteção de Dados, o que coloca o prontuário eletrônico entre os ativos de informação mais protegidos, e mais visados, de qualquer organização. O setor de saúde figura de forma recorrente entre os mais atacados por criminosos digitais no mundo justamente porque registros clínicos completos alcançam alto valor em mercados ilegais, combinando identificação civil, histórico médico e dados financeiros em um único pacote.
A resposta a esse cenário passa por controles que a gestão documental madura já pratica há décadas e que o ambiente digital potencializa. Cada acesso a um prontuário deve ser registrado com identificação do profissional, data e contexto, os perfis de permissão devem refletir a real necessidade assistencial de cada função, e a trilha de auditoria precisa ser preservada com a mesma longevidade do próprio registro clínico. No papel, saber quem consultou um prontuário é praticamente impossível; no meio eletrônico bem governado, é uma consulta de segundos.
Há ainda a dimensão da continuidade. A obrigação de guarda por 20 anos convive com a exigência da LGPD de manter os dados seguros durante todo o ciclo de vida, o que inclui planejar migrações de sistema sem perda de integridade, manter cópias de segurança testadas e garantir que registros antigos permaneçam legíveis mesmo após a descontinuação dos softwares que os geraram. Instituições que tratam essa camada de preservação como parte da estratégia assistencial, e não como detalhe de infraestrutura, protegem simultaneamente o paciente, o corpo clínico e o próprio patrimônio informacional da organização.
O setor de saúde brasileiro completou a etapa mais visível da sua transformação digital e entra agora na mais difícil, na qual o valor do prontuário eletrônico deixa de estar na tela de cada instituição e passa a depender da qualidade, da longevidade e da capacidade de circulação da informação clínica. Para hospitais, clínicas e laboratórios, isso desloca o investimento prioritário da compra de sistemas para a estruturação do acervo, da governança e da segurança que sustentam qualquer sistema. As instituições que fizerem esse dever de casa estarão prontas para a saúde conectada que se desenha; as demais continuarão digitais apenas na aparência, com a informação presa em silos tão isolados quanto os antigos arquivos de papel.
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