Guarda Física e Gestão de Documentos
Armazenamos com segurança seus documentos físicos e organizamos todas as informações para que você possa acessá-las com agilidade — seja a caixa, o documento ou uma versão digitalizada sob demanda.
Access significa soluções completas de gerenciamento de informações, não apenas armazenamento externo.
A Access oferece soluções completas de guarda física de documentos, com gestão por caixa ou por documento individual. Com rastreabilidade, segurança e acesso via Portal All Store, você garante total controle sobre seu acervo — com entrega física ou digital conforme sua necessidade.
A Access elimina o incômodo diário de gerenciar documentos com serviços completos de gestão de arquivos. Além de armazenarmos com segurança todos os seus registros vitais, nossos serviços permitem que você:
- Economize espaço físico
- Organize arquivos físicos e eletrônicos
- Proteja seus ativos durante todo o ciclo de vida dos documentos
- Controle o fluxo de informações
- Conceda acesso seguro aos arquivos para os colaboradores e partes interessadas autorizadas
- Mantenha total conformidade regulatória, independentemente do seu setor
Como funciona a Guarda Física e Gestão de Documentos
Na Access, a guarda física de documentos vai além do armazenamento. Oferecemos duas soluções que se adaptam ao nível de controle e acesso que sua empresa precisa: Guarda Simples e Guarda Gerenciada.
Ambas garantem que seus documentos estejam armazenados com segurança em nossas unidades especializadas, com rastreabilidade e visibilidade total por meio do All Store. A diferença está na forma de gestão: enquanto a Guarda Simples oferece o controle por caixa, a Guarda Gerenciada proporciona uma organização mais avançada, com indexação individual de documentos e acesso sob demanda — seja ao original físico ou à versão digitalizada.
Escolha a modalidade mais adequada ao seu fluxo de trabalho e veja como podemos simplificar a gestão do seu acervo físico.
Guarda Simples
Ideal para empresas que precisam armazenar documentos físicos com segurança, sem a necessidade de acesso frequente.
O que está incluso:
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Coleta e transporte dos documentos
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Armazenamento seguro em unidades com controle de acesso, temperatura e umidade
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Rastreabilidade por código de caixa
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Consulta ao inventário e visibilidade completa do acervo pelo All Store
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Solicitação de retirada física das caixas sob demanda
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Relatórios de movimentação e localização
Uma solução, econômica, prática, segura e com total controle do seu acervo em tempo real.
Guarda Gerenciada
Solução completa para empresas que precisam de acesso constante a informações específicas e rastreabilidade detalhada por documento.
O que está incluso:
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Coleta e armazenamento em unidades seguras
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Indexação individual de documentos (por tipo, data, nome, etc.)
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Inventário gerenciado e categorizado no All Store
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Solicitação e entrega sob demanda de documentos específicos: original físico ou versão digitalizada
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Gestão de prazos de guarda e descarte conforme sua política interna
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Relatórios e rastreabilidade por documento
Para empresas que precisam de velocidade, organização e conformidade em cada solicitação de documento.
Nossa Infraestrutura de Armazenagem
A Access conta com a maior unidade de guarda física de documentos da América Latina, localizada em Itupeva (SP), com mais de 5 milhões de pés cúbicos de capacidade — o equivalente a aproximadamente 5 estádios de futebol.
Nossas instalações estão estrategicamente distribuídas nas regiões de São Paulo (capital e interior), Rio de Janeiro, Curitiba e Belo Horizonte, garantindo cobertura nacional com agilidade logística.
Estrutura segura e planejada
As unidades de São Paulo e Itupeva estão situadas em condomínios fechados, com infraestrutura construída especialmente para atender aos mais altos padrões de segurança e preservação documental. Essas áreas possuem:
- Controle de acesso e vigilância 24h
- Ambientes climatizados
- Monitoramento contra incêndios e umidade
- Plano de contingência e recuperação de desastres
Hubs logísticos e centros de produção
Cada galpão — em Itupeva, RJ, BH e Curitiba — funciona como um hub logístico e centro de produção, otimizando o fluxo de entrada, gestão e saída de documentos com alto desempenho operacional.
Seja para armazenar milhares de caixas ou gerenciar documentos com acesso recorrente, nossa infraestrutura foi projetada para garantir segurança, integridade e agilidade em cada etapa.
Compromisso com a Qualidade e a Eficiência Operacional
Na Access, a qualidade operacional é parte do nosso DNA. Aplicamos metodologias como Lean Six Sigma em todos os níveis da operação, com colaboradores certificados e processos orientados por dados. Essa abordagem garante padronização, eficiência, segurança e agilidade no manuseio e gestão dos documentos dos nossos clientes.
Nosso compromisso com a melhoria contínua, o uso de indicadores de desempenho (KPIs) refletem nossa busca constante por excelência.
Suas perguntas sobre guarda e gestão de documentos, respondidas:
A guarda e gestão de documentos é o serviço que organiza, armazena e protege documentos físicos e digitais, garantindo fácil acesso, segurança e conformidade com normas legais.
Podemos armazenar documentos fiscais, jurídicos, contábeis, administrativos, contratos, relatórios, arquivos médicos, documentos financeiros, comerciais, técnicos, projetos, correspondências, registros de RH, documentos logísticos como notas de entrega, manifestos, comprovantes de transporte e outros documentos corporativos, tanto físicos quanto digitais.
O processo varia conforme o tipo de serviço contratado pelo cliente. Na guarda simples, os documentos são organizados e armazenados por caixas, o que geralmente indica que são documentos inativos, com menor necessidade de consulta. Já na guarda gerenciada, os documentos podem ser catalogados individualmente e organizados em um sistema que facilita consultas mais frequentes, ideal para acervos ativos. Ambos os modelos garantem armazenamento seguro, seja em instalações físicas controladas ou em plataformas digitais com acesso restrito.
Sim. Utilizamos controles rigorosos de acesso, monitoramento 24/7, sistemas anti-incêndio, backup digital e políticas de segurança para garantir a integridade e confidencialidade dos documentos.
Sim. Disponibilizamos acesso remoto via plataforma online, onde você pode consultar e solicitar documentos com facilidade e rapidez, conforme sua necessidade.
Sim. Oferecemos o serviço de digitalização para transformar documentos físicos em arquivos digitais, facilitando a consulta, armazenamento e compartilhamento.
O prazo varia conforme a legislação e o tipo de documento. Podemos auxiliar no cumprimento das normas para garantir a guarda pelo tempo correto.
Após o prazo legal, o cliente solicita o serviço e realizamos a destruição segura dos documentos, com métodos que garantem a total eliminação das informações, preservando a confidencialidade.
Redução de custos com espaço físico, aumento da segurança, facilidade de acesso, cumprimento da legislação, e foco no core business da empresa.
Garantimos que os documentos estejam protegidos contra acessos não autorizados, com controle rigoroso e políticas alinhadas à Lei Geral de Proteção de Dados.
Sim. Atendemos ambas as necessidades, oferecendo soluções completas para documentos físicos e digitais.
Empresas de todos os setores que precisam organizar e proteger documentos, como saúde, jurídico, financeiro, seguros, educação, indústria, comércio e governo.
Realizamos transporte seguro dos documentos, com rastreamento e protocolo de recebimento para garantir integridade durante o processo.
Os custos variam conforme volume, tipo de documento, prazo de guarda e serviços adicionais, como digitalização, transporte, etc. Oferecemos orçamentos personalizados.
Sim. Contamos com uma equipe especializada disponível para atendimento e suporte durante todo o período de contratação.
Aplicamos políticas de segurança, treinamos nossa equipe, e utilizamos tecnologia avançada para proteger a privacidade e sigilo das informações.
Utilizamos sistemas GED (Gestão Eletrônica de Documentos), controle de acesso biométrico, monitoramento por câmeras, backup automático e criptografia de dados.
O arquivamento digital envolve o armazenamento de documentos eletrônicos em sistemas seguros, enquanto o físico é a guarda dos documentos em papel, em locais apropriados.
Nossas instalações possuem sistemas de prevenção contra sinistros e planos de contingência, garantindo a segurança e recuperação dos documentos em situações de emergência.
Entre em contato conosco pelo site ou telefone, faremos uma análise das suas necessidades e apresentaremos uma proposta personalizada para sua empresa.
