Armazenamento Digital

O armazenamento digital de documentos permite que sua empresa organize, proteja e acesse informações com rapidez e segurança. Com a solução da Access, os arquivos digitais ficam armazenados em uma infraestrutura tecnológica robusta para gestão segura da informação, eliminando a necessidade de investir em servidores, hardware ou estrutura própria.

Documentos, imagens digitalizadas e arquivos eletrônicos são armazenados em ambiente seguro, com backup e redundância em servidores externos, garantindo proteção contra perdas, falhas ou incidentes.

Os serviços de Digitalização podem ser integrados ao armazenamento digital, permitindo armazenar e gerenciar documentos com acesso rápido e controle do ciclo de vida da informação, podendo ser complementados pela guarda física quando necessário.

Assim, documentos podem ser digitalizados e armazenados digitalmente para acesso e compartilhamento seguro, enquanto arquivos físicos que precisam ser mantidos por exigências legais, fiscais ou regulatórias permanecem em instalações seguras e controladas, garantindo eficiência operacional, melhor governança da informação e conformidade com normas e legislações aplicáveis.

Facilidade e Flexibilidade

Nossa solução foi desenvolvida para se adaptar às necessidades da sua empresa, oferecendo flexibilidade, segurança e praticidade no gerenciamento de informações. Por meio de APIs de integração, é possível conectar o armazenamento digital a sistemas corporativos e plataformas utilizadas no dia a dia, como ERPs, CRMs e sistemas internos, tornando a gestão documental mais eficiente e totalmente integrada aos processos do negócio.

Essa integração permite que os documentos sejam organizados, localizados e compartilhados de forma rápida e segura, facilitando o acesso às informações sempre que necessário. Além disso, o sistema contribui para a padronização dos processos e para uma melhor organização dos arquivos digitais.

Dessa forma, colaboradores e clientes podem acessar informações com facilidade, automatizando fluxos de trabalho, reduzindo atividades manuais e diminuindo o tempo gasto em tarefas operacionais. Como resultado, a empresa ganha mais agilidade na tomada de decisões, melhora a produtividade das equipes e otimiza a gestão de documentos e dados corporativos.

Portal de Acesso

O acesso aos documentos é realizado pelo All Store, sistema desenvolvido pela Access para gerenciar, organizar e disponibilizar informações digitais com segurança e eficiência. Pelo portal online, os usuários podem acessar documentos de qualquer lugar, visualizar, pesquisar, gerenciar e compartilhar arquivos com rapidez, garantindo que as informações estejam sempre disponíveis.

Além do acesso aos documentos, o sistema oferece funcionalidades avançadas de gestão documental, como:

  • Indexação inteligente para localização rápida de arquivos.
  • Controle de permissões e níveis de acesso por usuário ou departamento.
  • Registro e rastreabilidade de acessos e alterações.
  • Organização estruturada de documentos e metadados.
  • Integração com sistemas corporativos.

Segurança e Confiabilidade

A proteção das informações é uma prioridade. Para garantir a segurança e a integridade dos dados, a infraestrutura da Access conta com:

  • Servidores com certificados de segurança e criptografia de dados
  • Replicação automática das informações para ambientes de contingência
  • Nobreaks e geradores para garantir continuidade operacional
  • Armazenamento externo para recuperação em caso de incidentes.

Essa estrutura garante alta disponibilidade, proteção contra falhas e maior confiabilidade no gerenciamento das informações, permitindo que sua empresa tenha acesso seguro aos documentos e dados sempre que necessário.

Benefícios para empresas

Redução de riscos

Minimiza perdas, extravios e danos físicos aos documentos, garantindo integridade e rastreabilidade.

Acesso rápido e produtividade

Permite localizar documentos em segundos, reduzindo tempo gasto com buscas manuais.

Redução de custos operacionais

Elimina gastos com espaço físico, infraestrutura de TI, manutenção de servidores e gestão de arquivos.

Escalabilidade

A solução cresce conforme a necessidade da empresa, sem necessidade de novos investimentos em hardware.

Suas perguntas sobre armazenamento digital, respondidas:

O armazenamento digital de documentos é especialmente indicado para empresas que lidam com grande volume de documentos físicos e precisam melhorar a organização, o acesso e a segurança das informações. Ao digitalizar e armazenar documentos eletronicamente, é possível centralizar arquivos, facilitar a busca por informações e tornar a gestão documental muito mais eficiente, reduzindo retrabalho e aumentando a produtividade da equipe.

O armazenamento digital, traz benefícios estratégicos para a gestão da informação e para a eficiência operacional da empresa. Entre as principais vantagens estão:

  • Redução de custos com armazenamento físico e infraestrutura.
  • Acesso rápido e remoto aos documentos.
  • Maior segurança e proteção de dados confidenciais.
  • Organização e controle das informações corporativas.
  • Apoio à transformação digital dos processos e modernização do ambiente de trabalho.

Sim. Ao substituir arquivos físicos por documentos digitais, as empresas reduzem gastos com papel, impressão, espaço físico, mobiliário e manutenção de arquivos. Essa prática libera espaço no escritório, simplifica a gestão documental e contribui para processos mais sustentáveis.

Com documentos digitalizados, os arquivos podem ser encontrados em segundos por meio de sistemas de busca e acessados remotamente por pessoas autorizadas. Isso agiliza processos internos e facilita o trabalho colaborativo entre equipes e permite uma tomada de decisão mais rápida e baseada em informações precisas.

Sim. Sistemas de armazenamento digital contam com recursos como criptografia, controle de acesso, backups automáticos e replicação de dados. Isso reduz riscos de perda, extravio ou danos causados por fatores como incêndios, umidade ou desgaste do papel.

Sim. A digitalização permite indexar, classificar e organizar documentos eletronicamente, tornando a localização de informações mais rápida e eficiente. Além disso, garante maior controle sobre o ciclo de vida dos documentos dentro da empresa, desde a criação até a eventual eliminação segura, fortalecendo a gestão documental e a conformidade com normas e políticas internas.

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