Uma fabricante de ferramentas do interior paulista foi autuada por irregularidades relacionadas à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de entrada emitidas contra o seu CNPJ, em operações que somavam pouco menos de R$ 600 mil. A empresa alegou que as compras nunca aconteceram, e a Delegacia Tributária de Julgamento de Campinas, ao decidir o recurso voluntário no AIIM 4.147.998-1, manteve a infração e fixou o critério: quem recebe uma nota que não reconhece precisa registrar isso no sistema da Sefaz por meio da manifestação do destinatário, e a empresa, durante a fiscalização, limitou-se a informar que aguardava resposta dos fornecedores. O resultado foi multa de 10% sobre o valor das operações tributadas e de 5% sobre as demais, mantida seis anos depois dos fatos, e o Ajuste SINIEF 14/26, aprovado pelo Confaz em conjunto com a Receita Federal, reduziu de 180 para 90 dias o prazo para essa manifestação.
O volume do sistema dá a medida do problema: as estatísticas do Portal Nacional da NF-e, mantido pela Receita Federal com as secretarias estaduais de Fazenda, registram 51,882 bilhões de notas autorizadas e 2,639 milhões de emissores ativos na apuração mais recente publicada, contados os contribuintes que emitiram nos 30 dias anteriores à medição. Cada uma dessas notas tem um emitente e um destinatário obrigados a conservar o mesmo arquivo XML, com protocolo e eventos, por todo o período em que a operação pode ser questionada, e enquanto a emissão foi absorvida pelos ERPs, a recepção e a guarda seguem dependendo de rotinas que a maioria das empresas desenhou sem os prazos do sistema à vista.
Entre os prazos que cercam o documento, o mais curto não consta de nenhuma obrigação acessória e sim do funcionamento do ambiente nacional. Segundo as perguntas frequentes sobre manifestação do destinatário publicadas no Portal Nacional da NF-e, o destinatário só consegue baixar o XML completo de uma nota emitida contra o seu CNPJ depois de registrar o evento de Ciência da Emissão, e esse evento, conforme a Nota Técnica 2020.001 do mesmo portal, é recusado pelo sistema com a rejeição 596 quando enviado mais de dez dias após a autorização da nota.
Passado esse intervalo, o caminho que resta para obter o arquivo pelo ambiente nacional é registrar uma manifestação conclusiva, já que a Confirmação da Operação também libera o download segundo a mesma nota técnica, com uma consequência: a empresa confirma uma operação da qual viu apenas o resumo para, só então, conseguir ler o documento inteiro. O portal ainda avisa, nas mesmas perguntas frequentes, que a obrigação de entregar o XML é do emitente e que o serviço de download do destinatário se limita a um percentual da média mensal do seu volume de notas, o que desfaz a ideia de que a base do fisco funciona como cópia de segurança do acervo de entradas.
Na rotina, isso significa que a captura das entradas precisa acontecer em ciclo semanal, no máximo, e por um canal que não dependa de o fornecedor lembrar de anexar o arquivo ao e-mail. Distribuidoras e atacadistas, que recebem centenas de notas por dia, costumam resolver a questão com consulta automatizada ao serviço de distribuição de documentos da Sefaz e registro da ciência em lote, enquanto empresas menores, que confiam no e-mail do vendedor, descobrem a lacuna anos depois, quando a fiscalização pede o XML e o resumo disponível no portal não vale como documento.
A segunda janela ficou pela metade com o Ajuste SINIEF 14/26, que alterou o Ajuste SINIEF 7/05 para fixar em 90 dias, contados da autorização, o prazo para registrar Confirmação da Operação, Desconhecimento da Operação ou Operação não Realizada. Vencido o prazo sem registro, considera-se ocorrida a operação descrita na nota, com os mesmos efeitos da confirmação, o que converte o silêncio do destinatário em aceite: uma nota emitida indevidamente contra o CNPJ da empresa, que antes ficava seis meses em aberto, passa a virar operação confirmada em três.
No contexto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a legislação paulista já tratava a falta de informação sobre a confirmação da operação como infração autônoma, porque o artigo 85, inciso XI, alínea f, da Lei 6.374/89 pune essa omissão com multa de 10% do valor da operação, nunca inferior a 15 UFESPs por documento. Com a UFESP fixada em R$ 38,42 para 2026 pela Secretaria da Fazenda e Planejamento de São Paulo, o piso por documento é de R$ 576,30, e o parágrafo 7º do mesmo artigo impede que a multa fique abaixo de 70 UFESPs, ou R$ 2.689,40.
É na decisão de Campinas que esse dever aparece convertido em prova, porque, ao rejeitar a tese de que as compras não ocorreram, o julgador listou o que teria bastado para afastar a autuação: a nota de devolução ou a recusa anotada no DANFE, acompanhada da consulta ao sistema fazendário com o registro de Operação não Realizada ou de Desconhecimento da Operação, previsto no artigo 30 da Portaria CAT 162/2008. Sem esses registros, a alegação apresentada apenas em recurso não teve valor probatório, e o crédito tributário foi mantido com redução somente dos juros ao patamar da Selic.
Cumpridas as janelas de dez e de 90 dias, começa o prazo longo, que é o único em que as empresas costumam pensar quando falam em guarda. O Código Tributário Nacional, nos artigos 173 e 174, fixa em cinco anos a decadência e a prescrição do crédito tributário, e é esse o piso pelo qual emitente e destinatário respondem pela conservação do XML com seus protocolos e eventos, contado a partir de marcos que variam conforme o tributo e a situação. O caso da fabricante de ferramentas dá a medida do intervalo: operações de um único ano-calendário, notificação fiscal e auto de infração anos depois, decisão de segunda instância administrativa seis anos após os fatos, e em todo esse percurso o documento precisou estar disponível e íntegro.
Do lado do Estado, o horizonte é mais que o dobro do que se exige do contribuinte, porque o Ajuste SINIEF nº 2/2025 padronizou em 132 meses, o equivalente a 11 anos contados da autorização, o prazo de guarda e expurgo dos arquivos XML pelas administrações tributárias, e a Secretaria da Fazenda de São Paulo, na Resposta à Consulta nº 31869/2025, esclareceu que a regra vale para o fisco e não altera o prazo do contribuinte. Na prática, a assimetria significa que, quando a empresa descarta o acervo no limite mínimo, o outro lado da mesa continua enxergando a operação por mais seis anos, com capacidade de cruzamento sobre o acervo inteiro.
Há ainda os usos não fiscais do mesmo arquivo, que não costumam entrar na política de temporalidade: o XML prova a existência e as condições de uma compra e venda em disputa contratual, instrui pedidos de recuperação de crédito e integra dossiês de auditoria e de due diligence em operações societárias, com prazos prescricionais próprios e em geral mais longos que o tributário. Uma política desenhada só para o uso fiscal descarta cedo demais o que a área jurídica pediria dois ou três anos depois, e as regras por tributo estão detalhadas no artigo sobre prazos para guarda de documentos tributários.
Quando a intimação chega e o arquivo não aparece, a Lei 6.374/89 dá ao autuante mais de um enquadramento. A não exibição de documento fiscal à autoridade fiscalizadora é punida com 15 UFESPs por documento, na alínea j do inciso IV do artigo 85, enquanto deixar de atender à notificação para apresentar informação em meio magnético custa dez UFESPs por dia de atraso, com teto de 300 UFESPs por notificação, o que em valores de 2026 chega a R$ 11.526,00. Se o arquivo é entregue, mas em condição que impossibilite a leitura ou com dados incompletos, a multa passa a 2% do valor das operações do período, com piso de 100 UFESPs, e é nessa hipótese que caem os acervos remontados depois da intimação, com XML sem protocolo ou com evento de cancelamento perdido.
O teto do artigo 85-A, que limita a 1% das saídas dos 12 meses anteriores as multas aplicadas quando não há imposto exigido, traz uma exceção que alcança essa situação, porque o limite não vale quando a infração consiste em não fornecer ao fisco as informações econômico-fiscais exigidas, nem quando o fornecimento incompleto deixa de ser regularizado após notificação. A leitura conjunta mostra que a empresa que não consegue apresentar o XML perde, no mesmo movimento, a proteção que a lei dá às infrações formais de menor gravidade.
Esses valores são o custo acessório, porque o efeito principal continua sendo a discussão do crédito e da escrituração, como no caso julgado em Campinas, no qual a multa incidiu sobre 10% do valor das operações e a defesa não pôde ser feita por ausência do registro que a própria empresa deveria ter produzido no tempo devido. Em fiscalização, o XML íntegro, com protocolo e com os eventos que o modificaram, é a forma de demonstrar o que ocorreu, e a jurisprudência administrativa paulista, como se viu, não aceita a reconstituição posterior no lugar do registro feito no prazo.
A organização começa pela captura, com consulta automatizada às chaves emitidas contra o CNPJ e ciência registrada dentro dos dez dias, de modo que o XML completo entre no repositório antes de qualquer decisão sobre a operação. Segue-se a manifestação conclusiva dentro dos 90 dias, com regra interna que defina quem confirma, quem desconhece e com base em qual evidência, porque a confirmação automática do Ajuste 14/26 transforma cada nota sem tratamento em operação aceita. Só então o acervo passa a ser um conjunto de operações com sua história, e é esse conjunto, com cancelamentos, cartas de correção e manifestações vinculados à chave de origem, que responde a uma intimação.
A temporalidade vem depois, com prazos por tipo de documento e finalidade, bloqueio de eliminação para operações em litígio e registro auditável de cada descarte, para que a empresa demonstre não só o que guardou como o critério pelo qual eliminou o restante. Empresas com volumes históricos, que mantêm documentos físicos ligados às mesmas operações, como contratos, canhotos e comprovantes de entrega, tendem a unificar a governança dos dois acervos sob as mesmas regras, apoiadas em serviços de guarda e gestão de documentos capazes de responder pelo digital e pelo papel com o mesmo padrão de rastreabilidade.
À medida que o leiaute da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) incorpora os campos de IBS e CBS e o recolhimento passa a se apoiar no documento eletrônico, a manifestação do destinatário deixa de ser formalidade para se tornar o momento no qual a empresa aceita ou recusa, de uma vez, um crédito e um débito. Nesse cenário, os prazos de dez e de 90 dias viram indicadores de gestão, e o que a área fiscal registra ou deixa de registrar agora é o material com o qual a empresa vai se defender quando a fiscalização, anos depois, pedir a história completa de uma operação recebida anos antes.
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