Um programa de governança da informação é uma disciplina dinâmica e em constante mudança, sendo essencial para o gerenciamento eficaz de informações comerciais. À medida que as regulamentações se tornam mais rígidas e o volume de informações criadas continua a aumentar, as empresas enfrentam desafios crescentes para gerenciar suas informações e para garantir a conformidade com as rigorosas leis de privacidade.
As consequências de não conformidade são graves, incluindo multas pesadas, litígios e possível encerramento de negócios. Portanto, as organizações precisam reconhecer o papel crucial da governança da informação na promoção do crescimento e sucesso a longo prazo.
Neste artigo, especialistas da Access explicam mais sobre a governança da informação, porque ela é um componente essencial do gerenciamento de informações e sobre as estratégias para otimizar um programa preparado para enfrentar o futuro.
A Information Governance Initiative (IGI) define a governança da informação como “as atividades e tecnologias que as organizações empregam para maximizar o valor de suas informações, minimizando os riscos e os custos associados”. Simplificando, ela oferece a estrutura para gerenciar informações em papel e em formato digital de forma segura, confidencial e eficiente.
A governança da informação abrange todos os arquivos físicos e digitais, incluindo documentos de funcionários, registros de contas a pagar, sites, dados de clientes, e-mails, mídias sociais e outras formas de informação. Ela também diz respeito às políticas, procedimentos, estruturas e processos que as empresas devem seguir ao criar, gerenciar e compartilhar essas informações.
Estatísticas mostram que 2,5 quintilhões de bytes de dados são criados diariamente, e 90% das informações em todo o mundo foram geradas nos últimos dois anos. Portanto, monitorar e avaliar regularmente os dados em poder da sua organização é crítico para o gerenciamento bem-sucedido das informações.
Um programa de governança da informação holístico que seja implementado um programa que gerencie o crescimento massivo do conteúdo em vários repositórios, ao mesmo tempo em que facilita a navegação pelas complexidades das leis de privacidade de dados em constante evolução e as regulamentações de eDiscovery.
Esperar até que ocorra uma auditoria ou violação de dados antes de priorizar o processo de governança da informação pode ser custoso em termos de tempo, recursos e integridade de dados. Por isso, ao construir um programa robusto e confiável agora é fundamental para proteger a organização de riscos de segurança internos e externos, garantindo eficiência operacional e conformidade regulatória para o futuro.
Um programa de governança da informação preparado para o futuro precisa começar a ser criado agora. Muitas organizações acreditam que se adaptar às mudanças conforme elas ocorrem é suficiente. Esse não é o caso da governança da informação.
Para garantir que uma empresa esteja preparada para o sucesso a longo prazo, é necessário ser proativo e começar a estabelecer as bases hoje para garantir a proteção contra potenciais riscos de segurança, desastres naturais, perda de dados em uma fusão ou aquisição, litígios ou outras situações.
Portanto, comece a criar um programa de governança da informação bem-sucedido e à prova de futuro seguindo alguns passos:
À medida que a tecnologia evolui e a criação de dados aumenta, uma estratégia bem planejada é vital. A auditoria de gerenciamento de registros avalia os processos atuais para identificar tipos de informações, garantir a adesão a normas regulatórias e estabelecer políticas eficazes para a retenção de registros. Se precisar de ajuda para iniciar a o processo, contratar um consultor pode auxiliar na análise de lacunas e fornecer conselhos sobre as regulamentações.
O gerenciamento de documentos seguro e compatível é crucial à medida que as empresas avançam em direção a um mundo sem papel. Adotar a transformação digital, convertendo arquivos em papel para digitais, melhora o rastreamento e a recuperação das informações e fornece backups em caso de acidentes ou desastres naturais, como inundações ou incêndios. Se a empresa não contar com um comitê de governança da informação, é altamente recomendável criá-lo. Os padrões da indústria recomendam incluir executivos para decisões de políticas de governança da informação e especialistas no assunto que tenham acesso aos recursos e o conhecimento para gerenciar as operações diárias.
Manter e atualizar regularmente procedimentos e processos organizacionais garantirá que a empresa se mantenha atualizada com as diretrizes locais, estaduais e federais. Revisar e ajustar essas políticas internas trimestralmente manterão a empresa em conformidade.
Como as mudanças e regulamentações continuam a moldar o futuro da governança da informação, ter um sistema de gerenciamento de documentos robusto, que contribua para a segurança e proteção dos dados da empresa, é mais importante do que nunca. Investir em software e sistemas de gerenciamento de documentos cria eficiências, economiza tempo e contribui para a adesão às normas regulatórias.
Com a criação de procedimentos e políticas e alterações em processos de governança da informação, é essencial contar com protocolos que mantenham os setores informados e atualizados. Departamentos jurídicos, de registros e TI, geralmente, trabalham em silos e podem não estar cientes de iniciativas e agendas compartilhadas. Implementar planos de ação específicos para informar os diferentes setores da organização agiliza a comunicação e mantém todos na mesma página.
Uma política de governança da informação só terá sucesso se os líderes e os funcionários a entenderem e seguirem. Sessões regulares de treinamento e atualizações sobre gerenciamento de registros e mudanças de procedimentos são críticas para manter todos informados.
Desenvolver um programa de governança da informação robusto requer tempo e comprometimento, e a Access pode ajudar nessa jornada. A Access oferece uma variedade de soluções que ajudam as empresas a construírem um programa de governança da informação bem-sucedido.
O processo começa com uma auditoria e avaliação completa das políticas, processos e documentações atuais de gerenciamento de informações. A partir daí, a estrutura de governança da informação é desenvolvida e implementada de forma personalizada, preenchendo lacunas, fortalecendo fraquezas, gerenciando mudanças e elaborando um roteiro para tornar sua implementação um sucesso.
Sua empresa está pronta para construir um programa de governança da informação preparado para o futuro? Entre em contato e saiba como podemos te ajudar a priorizar etapas críticas para alcançar rapidamente suas metas.
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