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Processo

Veja aqui como tratamos os documentos e informações de nossos clientes.

Conforme o serviço contratado pelo cliente, o material a ser processado chega à Access. Ele pode ser entregue em uma de nossas sedes, enviado pelos Correios ou coletado pela própria Access, que conta com frota própria para este trabalho. Esta etapa se inicia com o cliente informando, através do portal ALL STORE, a disponibilização do material.

Os documentos recebidos são verificados, agrupados e acondicionados de forma que possam ser processados adequadamente, conforme o serviço solicitado pelo cliente. Nesta etapa, são retirados clipes, grampos, ou qualquer elemento que prejudique as próximas etapas de processamento.

O documento é colocado no scanner e a partir daí é gerada a imagem digital, disponibilizando-a para posterior pesquisa.

Por amostragem, as imagens geradas a partir do processo de digitalização são revisadas para verificar se estão de acordo com os originais.

O documento físico é armazenado pela Acceess de acordo com os níveis de serviço acordado: Guarda Simples ou Guarda Gerenciada.

Através do portal ALL STORE, é possível gerenciar os documentos que estão sob custódia da Access. Ele permite importar, classificar, disponibilizar imagens digitalizadas, fazer anotações nas imagens, adicionar índice de textos e processar automaticamente tipo de documento. Fornece várias funções para agilizar os processos internos das organizações. Através dele é possível solicitar consulta manual, cópias simples ou autenticadas, cópias por e-mail, entrega normal ou urgente, expurgo de documentos entre outras. O sistema é totalmente adaptável e cada cliente recebe um projeto personalizado para atender suas necessidades.

Através do portal ALL STORE é possível consultar todos os documentos armazenados em nossos servidores. Porém se o documento está armazenado na categoria “Guarda Simples” é possível solicitar o uso de uma de nossas salas de consulta para pesquisar nas caixas do cliente.

Em períodos determinados pelo cliente, ou por leis que regem a guarda de informações, esta pode ser expurgada. O portal ALL STORE informa ao cliente quais os documentos estão aptos para o expurgo e o cliente define quais devem ser efetivamente eliminados.